Il Costo Nascosto degli Strumenti SaaS: Quando Sviluppare una Soluzione Propria

Il SaaS ha rivoluzionato come le aziende usano il software. Nessun investimento iniziale, nessun server da mantenere, paghi solo ciò che usi. È la promessa perfetta. E per molte aziende, è esattamente questo.

Ma c'è un punto di svolta in cui lo stack SaaS passa dall'essere una soluzione economica all'essere un salasso finanziario con effetti collaterali che non avevi anticipato. Questo articolo è su come identificare quel punto e decidere intelligentemente quando ha senso sviluppare strumenti propri.

L'Attrattiva Iniziale del SaaS (E Perché Funziona)

Iniziamo dall'ovvio: il SaaS è fantastico per la maggior parte dei casi. Motivi per cui funziona:

1. Zero Investimento Iniziale

€50/mese vs €5.000 di sviluppo custom. La decisione è facile quando inizi.

2. Veloce da Implementare

Crei account, inserisci dati e sei operativo in ore o giorni. Non in mesi.

3. Aggiornamenti Automatici

Nuove funzionalità, patch di sicurezza, miglioramenti delle performance. Tutto succede senza che tu muova un dito.

4. Supporto Incluso

Qualcosa non funziona? Apri ticket, qualcuno lo risolve. Non hai bisogno di team tecnico interno.

5. Scalabilità Facile

Più utenti? Cambi piano. Meno utenti? Riduci. Flessibilità totale.

Per la maggior parte degli strumenti, la maggior parte del tempo, il SaaS è la risposta giusta.

Ma...

Quando lo Stack SaaS Va Fuori Controllo

Storia Reale: La Startup da 30 Persone

Una startup tech spagnola di 30 persone fa l'audit del loro stack SaaS:

• CRM (HubSpot): €1.200/mese
• Project management (Asana): €300/mese
• Email marketing (Mailchimp): €250/mese
• Analytics (Mixpanel): €400/mese
• Customer support (Intercom): €500/mese
• HR/buste paga (Factorial): €150/mese
• Contabilità (Holded): €200/mese
• File storage (Dropbox Business): €180/mese
• Video conferencing (Zoom): €150/mese
• Password manager (1Password): €90/mese
• Design (Figma): €150/mese
• Development tools (GitHub, hosting, ecc.): €500/mese
• Marketing automation (Zapier): €250/mese
• Vari altri: €680/mese

Totale mensile: €5.000
Totale annuale: €60.000

Per un'azienda di 30 persone, €60.000/anno in SaaS sono €2.000 per persona/anno. E questo senza contare i SaaS principali come AWS, Google Workspace, Slack.

I Costi Nascosti Che Non Vedi sulla Fattura

1. L'Effetto "Solo €X/mese in Più"

Problema: Ogni strumento individuale sembra ragionevole. €50/mese, €100/mese, cosa sono rispetto a uno stipendio?

Realtà: Nessuno prende decisioni sullo stack completo. Il marketing aggiunge uno strumento. Le vendite un altro. L'IT un altro. Nessuno somma il totale.

Fix: Audit trimestrale dell'intero stack SaaS. Quanto paghiamo in totale? Ogni strumento viene usato attivamente?

2. Escalation Automatica dei Prezzi

Problema: Inizi con il piano base. Cresci, hai bisogno di più funzionalità. Piano medio. Poi enterprise. I prezzi non scalano linearmente.

Esempio reale: HubSpot

• Startup (5 utenti): €45/mese
• In crescita (10 utenti): €800/mese
• Consolidata (25 utenti): €3.200/mese

Cosa è cambiato? La tua necessità è fondamentalmente la stessa. Ma ora paghi 70 volte di più.

Realtà: I modelli di pricing SaaS sono progettati per crescere con te. Il che è buono finché non ti rendi conto che l'alternativa (custom) cresce molto più lentamente in costo.

3. Funzionalità in Ostaggio

Problema: La funzionalità di cui hai bisogno è nel piano superiore che costa 3 volte di più, ma hai bisogno solo di QUELLA funzionalità, non di tutte le altre del piano superiore.

Esempio:

• Piano base (€50/mese): 1.000 contatti
• Piano medio (€150/mese): 5.000 contatti + accesso API
• Piano enterprise (€500/mese): contatti illimitati + white label + supporto prioritario

Hai bisogno dell'accesso API per l'integrazione. Sei costretto al piano medio anche se hai solo 1.200 contatti.

4. Vendor Lock-In

Problema: Dopo 2 anni usando uno strumento, tutti i tuoi processi dipendono da esso. Cambiare significa:

• Esportare tutti i dati
• Formare il team su nuovo strumento
• Riconfigurare integrazioni
• Rischiare perdita di dati o continuità

Risultato: Continui a pagare anche se il prezzo sale o trovi alternative migliori, perché il costo del cambiamento è troppo alto.

Quantificazione reale: Cambiare CRM in un'azienda di 20 persone può costare 200-400 ore di lavoro interno. A €40/ora, sono €8.000-16.000 solo in tempo interno.

5. Integrazione Tra Strumenti

Problema: Hai 15 strumenti. Devono parlare tra loro. Opzioni:

• Fare manualmente: Copiare dati da uno all'altro (follia)
• Zapier/Make: €50-300/mese extra per connettere le cose
• Sviluppatori custom: Ore di sviluppo per integrazioni

Risultato: Non solo paghi ogni strumento, paghi per connetterli. E le integrazioni si rompono quando qualcuno aggiorna la sua API.

6. Funzionalità Che Non Ti Servono Ma Paghi

Problema: Il SaaS è one-size-fits-all. Viene con 100 funzionalità. Ne usi 10. Paghi per 100.

Esempio: Compri HubSpot per il CRM. Viene con email marketing, automazioni, social media management, analytics, ecc. Usi solo il CRM. Paghi tutto.

7. Limiti Arbitrari

Problema: Il modello di pricing SaaS mette limiti che impattano il tuo business:

• Solo X email/mese
• Solo X utenti attivi
• Solo X GB di storage
• Solo X chiamate API/mese

Quando raggiungi il limite, o paghi di più o smetti di usare la funzionalità.

Esempio reale: Mailchimp addebita per numero di contatti. Hai 15.000 contatti, usi solo 5.000 attivi. Paghi per 15.000 perché non cancellerai contatti storici.

8. Nessuno È Davvero Proprietario dei Dati

Problema: I tuoi dati sono sul server di qualcun altro. Se:

• Il servizio chiude (è successo con molti SaaS)
• Il tuo account viene bloccato per errore
• C'è una disputa di pagamento
• Decidono di cambiare termini di servizio

Puoi perdere accesso a dati critici di business.

Realtà: La maggior parte dei SaaS permette esportazione, ma raramente in formato utile per migrazione facile.

Il Punto di Svolta: Quando il Custom Ha Senso

Non c'è un numero magico, ma ci sono pattern chiari.

Segnale 1: Paghi > €500/mese per Uno Strumento

Se un singolo strumento costa €500+/mese (€6.000+/anno), fai i conti:

Opzione A - SaaS:

• Anno 1: €6.000
• Anno 2: €6.000
• Anno 3: €6.000
• Totale 3 anni: €18.000

Opzione B - Custom:

• Sviluppo: €8.000-12.000
• Hosting: €50/mese = €600/anno
• Manutenzione: €1.500/anno
• Totale 3 anni: €14.500

Break-even in ~2 anni. E con il custom hai:

• Esattamente ciò di cui hai bisogno
• Nessun limite arbitrario
• Dati sotto il tuo controllo
• Niente più escalation di prezzo

Segnale 2: Usi < 30% delle Funzionalità

Se paghi per una Lamborghini ma la usi solo per andare al supermercato, qualcosa non va.

Test semplice: Elenca le funzionalità che usi attivamente vs quelle che offre lo strumento.

Se il rapporto è < 30%, probabilmente stai pagando per molto che non ti serve.

Segnale 3: Combatti Costantemente Contro Limitazioni

Esempi:

• "Non posso fare X perché lo strumento non lo permette"
• "Devo fare workaround strani per ottenere Y"
• "Esporto in Excel per fare Z perché lo strumento non può"

Quando passi tempo significativo combattendo lo strumento invece di usarlo, è un segnale.

Segnale 4: Lo Strumento È Core per il Tuo Business

Se lo strumento è critico per il tuo vantaggio competitivo, avere controllo totale è strategico.

Esempi:

• Piattaforma booking per hotel (core business)
• Sistema gestione inventario per retailer
• Dashboard metriche per agenzia
• Strumento gestione clienti per consulenza

Se tutti i tuoi competitor usano lo stesso SaaS, nessuno ha vantaggio. Uno strumento custom può essere differenziante.

Segnale 5: Stack SaaS Totale > €3.000/mese

Se il tuo stack SaaS totale supera €3.000/mese (€36.000/anno), vale la pena fare un audit di cosa può essere consolidato o sviluppato internamente.

Non si tratta di eliminare tutto il SaaS. Si tratta di identificare i 2-3 strumenti più costosi o limitanti e valutare se il custom ha senso per loro.

Segnale 6: Hai Bisogno di Integrazioni Complesse

Se paghi Zapier/Make €300/mese solo per connettere strumenti, considera:

Una soluzione custom potrebbe integrare direttamente le fonti di dati necessarie?

Esempio: Invece di HubSpot (CRM) + Mailchimp (email) + Zapier (integrazione), potresti avere uno strumento custom che fa CRM + email nativamente?

Framework Decisionale: Build vs Buy

Per ogni strumento SaaS costoso o limitante, valuta:

1. Calcolo del Costo Reale

Costo SaaS (3 anni):

• Prezzo mensile attuale × 36
• • Stima di incrementi (cresci, i prezzi salgono)
• • Costo di integrazioni necessarie
• • Tempo perso in limitazioni (quantificato)

Costo Custom (3 anni):

• Sviluppo iniziale (€5.000-30.000 a seconda della complessità)
• • Hosting (€20-200/mese × 36)
• • Manutenzione (15-20% costo iniziale/anno × 3)

Se Costo Custom < 70% Costo SaaS, il custom merita seria considerazione.

Il 70% (non 100%) perché il custom ha altri benefici non facilmente quantificabili: controllo totale, nessun limite, ecc.

2. Valutazione della Complessità

Domande:

• Lo strumento fa cose molto complesse o è relativamente semplice?
• Devi replicare tutto o solo le funzionalità core?
• Esistono librerie/framework che facilitano lo sviluppo?

Esempi:

• Complesso: Sistema email marketing con ottimizzazione deliverability, A/B testing avanzato, segmentazione ML
• Semplice: CRM base con contatti, deal, task
• Medio: Dashboard metriche con integrazioni API standard

Se è semplice-medio e il costo lo giustifica, il custom è praticabile.

3. Capacità Tecnica

Hai o puoi avere sviluppatori?

• Sì, abbiamo team: Il custom è opzione ovvia se i costi lo giustificano
• No, ma possiamo assumere freelance/agenzia: Il custom è un'opzione se è progetto delimitato
• No e non vogliamo: Rimani con SaaS

4. Orizzonte Temporale

Per quanto tempo pianifichi di usare questo strumento?

• > 3 anni: Il custom può avere senso
• 1-2 anni: Probabilmente SaaS
• < 1 anno o sperimentale: Decisamente SaaS

Il custom ha ROI a medio-lungo termine. Non ha senso per necessità temporanee.

5. Vantaggio Competitivo

Questo strumento è core per il tuo business?

• Sì, è core e differenziante: Il custom ha senso strategico
• È importante ma non differenziante: Dipende dai costi
• È commodity (email, storage, ecc.): Rimani con SaaS

Esempi Reali: Build vs Buy

Caso 1: Agenzia di Marketing - CRM Custom

Situazione:

• Pagavano HubSpot €1.200/mese
• Usavano solo CRM + pipeline vendite
• 90% delle funzionalità non utilizzate
• Avevano bisogno di integrazioni specifiche con strumenti custom che usavano

Decisione: Sviluppare CRM custom

Investimento:

• Sviluppo: €12.000
• Hosting: €50/mese
• Manutenzione: €2.000/anno

Risultato:

• Anno 1: €14.600 (sviluppo + hosting + manutenzione)
• Anno 2 in poi: €2.600/anno
• HubSpot sarebbe stato: €14.400/anno
• Break-even: 12 mesi

Inoltre:

• Esattamente le funzionalità di cui avevano bisogno
• Integrazioni native con i loro strumenti
• Niente più limiti di contatti/deal

Caso 2: E-commerce - Rimasti con Shopify

Situazione:

• Pagavano Shopify Plus €2.000/mese
• Considerarono piattaforma custom

Valutazione:

• Il custom sarebbe costato €80.000-120.000 di sviluppo
• Shopify gestisce pagamenti, sicurezza, compliance, aggiornamenti
• Non volevano un grande team tecnico per mantenere l'e-commerce

Decisione: Rimanere con Shopify

Ragione: Anche se il costo annuale è alto (€24.000), il valore di non doversi preoccupare dell'infrastruttura e-commerce lo giustifica. Non è la loro core competency.

Caso 3: Azienda SaaS - Dashboard Metriche Custom

Situazione:

• Pagavano Mixpanel €800/mese + Amplitude €600/mese = €1.400/mese
• Avevano bisogno di metriche molto specifiche del loro prodotto
• Gli strumenti standard non mostravano esattamente ciò di cui avevano bisogno
• Spendevano tempo esportando e processando dati in Python

Decisione: Dashboard custom

Investimento:

• Sviluppo: €18.000
• Hosting: €100/mese
• Manutenzione: €3.000/anno

Risultato:

• Anno 1: €22.200
• Anno 2+: €4.200/anno
• SaaS precedente: €16.800/anno

Nota: Break-even in ~18 mesi, ma benefici non quantificabili:

• Metriche esatte di cui avevano bisogno
• Più veloce (no esportazione/processamento)
• Dati nel loro database (utile per altri scopi)
• Base per future funzionalità di analytics

Strategia Ibrida: Il Meglio di Entrambi i Mondi

Non è tutto o niente. La strategia migliore per molte aziende:

Mantieni SaaS Per:

1. Strumenti commodity: Email (Gmail), storage (Dropbox), video call (Zoom)
2. Strumenti che usi poco: Non sviluppare custom qualcosa che usi 2 ore/mese
3. Cose complesse che non sono il tuo core: Contabilità, buste paga, compliance
4. Quando sei piccolo: < 10 persone, probabilmente SaaS per tutto

Sviluppa Custom Per:

1. Strumenti core business: Ciò che ti rende unico
2. Strumenti costosi con uso limitato: Paghi €1.000/mese, usi il 20% delle funzionalità
3. Quando hai bisogno di integrazioni complesse: Costa di più connettere SaaS che sviluppare custom
4. Strumenti con limiti che impattano il business: Limiti di utenti/contatti/chiamate ti rallentano

Errori Comuni

Errore 1: Sviluppare Custom Troppo Presto

Situazione: Startup con 5 persone sviluppa il proprio CRM custom dal giorno 1.

Perché è male: Spendono tempo/denaro sviluppando strumenti invece di costruire prodotto e acquisire clienti.

Fix: Inizia con SaaS. Sviluppa custom solo quando il dolore/costo lo giustifica chiaramente.

Errore 2: Sottostimare la Manutenzione

Situazione: "Sviluppiamo una volta, €10.000, e abbiamo finito".

Perché è male: Il software custom ha bisogno di manutenzione continua. Le API cambiano, i bug appaiono, nuove funzionalità sono necessarie.

Fix: Prevedi il 15-20% del costo iniziale per anno per la manutenzione.

Errore 3: Replicare Tutto lo Strumento SaaS

Situazione: "Vogliamo replicare tutto ciò che fa HubSpot".

Perché è male: HubSpot ha 500+ funzionalità sviluppate in 15 anni. Replicare tutto costerebbe milioni.

Fix: Identifica il 20% delle funzionalità che usi l'80% del tempo. Sviluppa solo quello.

Errore 4: Non Considerare il Costo Opportunità

Situazione: Hai sviluppatori interni, "lo sviluppo custom è gratis".

Perché è male: Il tempo di quegli sviluppatori ha un costo opportunità. Dovrebbero sviluppare strumenti interni o prodotto che genera ricavi?

Fix: Valuta se il custom è il miglior uso del tempo di sviluppo vs alternative.

Conclusione

Il SaaS non è il nemico. È uno strumento straordinario che ha democratizzato l'accesso alla tecnologia. Ma come qualsiasi strumento, ha un contesto appropriato d'uso.

Regole generali:

1. Inizia con SaaS quasi sempre
2. Fai audit dello stack ogni 6-12 mesi
3. Identifica outlier: Strumenti che costano molto o limitano molto
4. Fai i conti onestamente
5. Considera custom solo quando il ROI è chiaro
6. Inizia con uno strumento, non migrare tutto in una volta
7. Mantieni ibrido: SaaS per commodity, custom per core/differenziatori

€100/mese per strumento sembra economico. Ma 15 strumenti × €100 × 12 mesi = €18.000/anno. E questo è lo scenario conservativo.

La domanda non è "SaaS o custom?". La domanda è "quali strumenti specifici giustificano il custom nella mia situazione specifica?".

Rispondi a quella domanda con i dati, non con l'ideologia, e prenderai la decisione giusta.

---

Il tuo stack SaaS supera €2.000/mese? Vale la pena fare un audit. I numeri sono solitamente sorprendenti quando finalmente vengono sommati.