El Coste Oculto de las Herramientas SaaS: Cuándo Desarrollar una Solución Propia

SaaS ha revolucionado cómo las empresas usan software. Sin inversión inicial, sin servidores que mantener, paga solo lo que usas. Es la promesa perfecta. Y para muchas empresas, es exactamente eso.

Pero hay un punto de inflexión donde el stack SaaS pasa de ser una solución económica a ser una sangría financiera con efectos secundarios que no anticipaste. Este artículo es sobre identificar ese punto y decidir inteligentemente cuándo tiene sentido desarrollar herramientas propias.

El Atractivo Inicial del SaaS (Y Por Qué Funciona)

Empecemos por lo obvio: SaaS es genial para la mayoría de casos. Razones por las que funciona:

1. Cero Inversión Inicial

€50/mes vs €5.000 de desarrollo custom. La decisión es fácil cuando empiezas.

2. Rápido de Implementar

Creas cuenta, introduces datos, y estás operativo en horas o días. No en meses.

3. Actualizaciones Automáticas

Nuevas funcionalidades, patches de seguridad, mejoras de rendimiento. Todo sucede sin que muevas un dedo.

4. Soporte Incluido

Algo no funciona? Abres ticket, alguien lo resuelve. No necesitas equipo técnico interno.

5. Escalabilidad Fácil

Más usuarios? Cambias de plan. Menos usuarios? Reduces. Flexibilidad total.

Para la mayoría de herramientas, la mayoría del tiempo, SaaS es la respuesta correcta.

Pero...

Cuando el Stack SaaS Se Sale de Control

Historia Real: La Startup de 30 Personas

Una startup tech española de 30 personas audita su stack SaaS:

• CRM (HubSpot): €1.200/mes
• Project management (Asana): €300/mes
• Email marketing (Mailchimp): €250/mes
• Analytics (Mixpanel): €400/mes
• Customer support (Intercom): €500/mes
• HR/nóminas (Factorial): €150/mes
• Contabilidad (Holded): €200/mes
• File storage (Dropbox Business): €180/mes
• Video conferencing (Zoom): €150/mes
• Password manager (1Password): €90/mes
• Design (Figma): €150/mes
• Development tools (GitHub, hosting, etc.): €500/mes
• Marketing automation (Zapier): €250/mes
• Varios otros: €680/mes

Total mensual: €5.000
Total anual: €60.000

Para una empresa de 30 personas, €60.000/año en SaaS es €2.000 por persona/año. Y esto sin contar los SaaS grandes como AWS, Google Workspace, Slack.

Los Costes Ocultos Que No Ves en la Factura

1. El Efecto "Solo €X/mes Más"

Problema: Cada herramienta individual parece razonable. €50/mes, €100/mes, ¿qué son comparado con un salario?

Realidad: Nadie toma decisiones sobre el stack completo. Marketing añade una herramienta. Ventas otra. IT otra. Nadie suma el total.

Fix: Auditoría trimestral de todo el stack SaaS. ¿Cuánto pagamos en total? ¿Cada herramienta se usa activamente?

2. Escalada Automática de Precios

Problema: Empiezas con el plan básico. Creces, necesitas más funcionalidades. El plan medio. Luego el enterprise. Los precios no escalan linealmente.

Ejemplo real: HubSpot

• Startup (5 usuarios): €45/mes
• Creciendo (10 usuarios): €800/mes
• Consolidada (25 usuarios): €3.200/mes

¿Qué cambió? Tu necesidad es básicamente la misma. Pero ahora pagas 70x más.

Realidad: Los modelos de pricing SaaS están diseñados para crecer contigo. Que es bueno hasta que te das cuenta que la alternativa (custom) crece mucho más lentamente en coste.

3. Features Rehén

Problema: La funcionalidad que necesitas está en el plan superior que cuesta 3x más, pero solo necesitas ESA funcionalidad, no todas las otras del plan superior.

Ejemplo:

• Plan básico (€50/mes): 1.000 contactos
• Plan medio (€150/mes): 5.000 contactos + API access
• Plan enterprise (€500/mes): contactos ilimitados + white label + soporte priority

Necesitas API access para integración. Te ves forzado al plan medio aunque solo tienes 1.200 contactos.

4. Vendor Lock-In

Problema: Después de 2 años usando una herramienta, todos tus procesos dependen de ella. Cambiar significa:

• Exportar todos los datos
• Formar al equipo en nueva herramienta
• Reconfigurar integraciones
• Arriesgar pérdida de datos o continuidad

Resultado: Sigues pagando aunque el precio suba o encuentres alternativas mejores, porque el coste de cambiar es demasiado alto.

Cuantificación real: Cambiar de CRM en empresa de 20 personas puede costar 200-400 horas de trabajo interno. A €40/hora, son €8.000-16.000 solo en tiempo interno.

5. Integración Entre Herramientas

Problema: Tienes 15 herramientas. Necesitan hablar entre sí. Opciones:

• Hacer manualmente: Copiar datos de una a otra (locura)
• Zapier/Make: €50-300/mes extra para conectar cosas
• Developers custom: Horas de desarrollo para integraciones

Resultado: No solo pagas cada herramienta, pagas para conectarlas. Y las integraciones se rompen cuando alguna actualiza su API.

6. Features Que No Necesitas Pero Pagas

Problema: SaaS es one-size-fits-all. Viene con 100 funcionalidades. Usas 10. Pagas por 100.

Ejemplo: Compras HubSpot para CRM. Viene con email marketing, automations, social media management, analytics, etc. Solo usas CRM. Pagas todo.

7. Límites Arbitrarios

Problema: El modelo de pricing SaaS pone límites que impactan tu negocio:

• Solo X emails/mes
• Solo X usuarios activos
• Solo X GB de storage
• Solo X API calls/mes

Cuando llegas al límite, o pagas más o dejas de usar funcionalidad.

Ejemplo real: Mailchimp cobra por número de contactos. Tienes 15.000 contactos, usas solo 5.000 activos. Pagas por 15.000 porque no vas a borrar contactos históricos.

8. Nadie Es Dueño de los Datos (Realmente)

Problema: Tus datos están en servidor de otro. Si:

• El servicio cierra (pasó con muchos SaaS)
• Tu cuenta se bloquea por error
• Hay disputa de pago
• Deciden cambiar términos de servicio

Puedes perder acceso a datos críticos de negocio.

Realidad: La mayoría de SaaS permite exportar, pero rara vez en formato útil para migración fácil.

El Punto de Inflexión: Cuándo Custom Tiene Sentido

No hay número mágico, pero hay patrones claros.

Señal 1: Pagas > €500/mes por Una Herramienta

Si una sola herramienta cuesta €500+/mes (€6.000+/año), haz los cálculos:

Opción A - SaaS:

• Año 1: €6.000
• Año 2: €6.000
• Año 3: €6.000
• Total 3 años: €18.000

Opción B - Custom:

• Desarrollo: €8.000-12.000
• Hosting: €50/mes = €600/año
• Mantenimiento: €1.500/año
• Total 3 años: €14.500

Break-even en ~2 años. Y con custom tienes:

• Exactamente lo que necesitas
• Sin límites arbitrarios
• Datos en tu control
• No más escaladas de precio

Señal 2: Usas < 30% de las Funcionalidades

Si pagas por un Lamborghini pero solo lo usas para ir al supermercado, algo va mal.

Test simple: Lista las funcionalidades que usas activamente vs las que ofrece la herramienta.

Si el ratio es < 30%, probablemente estás pagando por mucho que no necesitas.

Señal 3: Constantemente Luchas Contra Limitaciones

Ejemplos:

• "No puedo hacer X porque la herramienta no lo permite"
• "Tengo que hacer workarounds raros para lograr Y"
• "Exporto a Excel para hacer Z porque la herramienta no puede"

Cuando pasas tiempo significativo combatiendo la herramienta en lugar de usarla, es señal.

Señal 4: La Herramienta Es Core para Tu Negocio

Si la herramienta es crítica para tu ventaja competitiva, tener control total es estratégico.

Ejemplos:

• Plataforma de booking para hotel (core business)
• Sistema de gestión de inventario para retailer
• Dashboard de métricas para agencia
• Herramienta de gestión de clientes para consultora

Si todos tus competidores usan el mismo SaaS, nadie tiene ventaja. Una herramienta custom puede ser diferenciador.

Señal 5: Stack SaaS Total > €3.000/mes

Si tu stack SaaS total supera €3.000/mes (€36.000/año), vale la pena auditar qué se puede consolidar o desarrollar internamente.

No se trata de eliminar todo SaaS. Se trata de identificar las 2-3 herramientas más caras o limitantes y evaluar si custom tiene sentido para ellas.

Señal 6: Necesitas Integraciones Complejas

Si pagas Zapier/Make €300/mes solo para conectar herramientas, considera:

¿Podría una solución custom integrar directamente las fuentes de datos necesarias?

Ejemplo: En lugar de HubSpot (CRM) + Mailchimp (email) + Zapier (integración), ¿podrías tener una herramienta custom que hace CRM + email nativamente?

Framework de Decisión: Build vs Buy

Para cada herramienta SaaS cara o limitante, evalúa:

1. Cálculo de Coste Real

Coste SaaS (3 años):

• Precio mensual actual × 36
• • Estimación de incrementos (creces, suben precios)
• • Coste de integraciones necesarias
• • Tiempo perdido en limitaciones (cuantificado)

Coste Custom (3 años):

• Desarrollo inicial (€5.000-30.000 según complejidad)
• • Hosting (€20-200/mes × 36)
• • Mantenimiento (15-20% coste inicial/año × 3)

Si Coste Custom < 70% Coste SaaS, custom merece consideración seria.

El 70% (no 100%) porque custom tiene otros beneficios no cuantificables fácilmente: control total, sin límites, etc.

2. Evaluación de Complejidad

Preguntas:

• ¿La herramienta hace cosas muy complejas o es relativamente simple?
• ¿Necesitas replicar todo o solo core features?
• ¿Existen librerías/frameworks que facilitan desarrollo?

Ejemplos:

• Complejo: Sistema de email marketing con deliverability optimization, A/B testing avanzado, segmentación ML
• Simple: CRM básico con contactos, deals, tasks
• Medio: Dashboard de métricas con integraciones a APIs estándar

Si es simple-medio y el coste lo justifica, custom es viable.

3. Capacidad Técnica

¿Tienes o puedes tener desarrolladores?

• Sí, tenemos equipo: Custom es opción obvia si costes lo justifican
• No, pero podemos contratar freelance/agencia: Custom es opción si es proyecto acotado
• No y no queremos: Sigue con SaaS

4. Horizonte Temporal

¿Cuánto tiempo planeas usar esta herramienta?

• > 3 años: Custom puede tener sentido
• 1-2 años: Probablemente SaaS
• < 1 año o experimental: Definitivamente SaaS

Custom tiene ROI a medio-largo plazo. No tiene sentido para necesidades temporales.

5. Ventaja Competitiva

¿Esta herramienta es core para tu negocio?

• Sí, es core y diferenciador: Custom tiene sentido estratégico
• Es importante pero no diferenciador: Depende de costes
• Es commodity (email, storage, etc.): Quédate con SaaS

Ejemplos Reales: Build vs Buy

Caso 1: Agencia de Marketing - CRM Custom

Situación:

• Pagando HubSpot €1.200/mes
• Usaban solo CRM + pipeline de ventas
• 90% de features no utilizadas
• Necesitaban integraciones específicas con herramientas custom que usaban

Decisión: Desarrollar CRM custom

Inversión:

• Desarrollo: €12.000
• Hosting: €50/mes
• Mantenimiento: €2.000/año

Resultado:

• Año 1: €14.600 (desarrollo + hosting + maintenance)
• Año 2 en adelante: €2.600/año
• HubSpot habría sido: €14.400/año
• Break-even: 12 meses

Además:

• Exactamente las funcionalidades que necesitaban
• Integraciones nativas con sus herramientas
• No más limits de contactos/deals

Caso 2: E-commerce - Siguieron con Shopify

Situación:

• Pagando Shopify Plus €2.000/mes
• Consideraron plataforma custom

Evaluación:

• Custom costaría €80.000-120.000 desarrollo
• Shopify maneja payments, security, compliance, actualizaciones
• No querían equipo técnico grande para mantener e-commerce

Decisión: Seguir con Shopify

Razón: Aunque el coste anual es alto (€24.000), el valor de no tener que preocuparse de infraestructura e-commerce lo justifica. No es su core competency.

Caso 3: SaaS Company - Dashboard de Métricas Custom

Situación:

• Pagando Mixpanel €800/mes + Amplitude €600/mes = €1.400/mes
• Necesitaban métricas muy específicas de su producto
• Las herramientas estándar no mostraban exactamente lo que necesitaban
• Gastaban tiempo exportando y procesando datos en Python

Decisión: Dashboard custom

Inversión:

• Desarrollo: €18.000
• Hosting: €100/mes
• Mantenimiento: €3.000/año

Resultado:

• Año 1: €22.200
• Año 2+: €4.200/año
• SaaS anterior: €16.800/año

Nota: Break-even en ~18 meses, pero beneficios no cuantificables:

• Métricas exactas que necesitaban
• Más rápido (sin exportar/procesar)
• Datos en su database (útil para otros propósitos)
• Base para futuras features de analytics

Estrategia Híbrida: Lo Mejor de Ambos Mundos

No es todo o nada. La mejor estrategia para muchas empresas:

Mantén SaaS Para:

1. Commodity tools: Email (Gmail), storage (Dropbox), video calls (Zoom)
2. Herramientas que usas poco: No desarrolles custom algo que usas 2 horas/mes
3. Cosas complejas que no son tu core: Contabilidad, nóminas, compliance
4. Cuando eres pequeño: < 10 personas, probablemente SaaS para todo

Desarrolla Custom Para:

1. Core business tools: Lo que te hace único
2. Herramientas caras con uso limitado: Pagas €1.000/mes, usas 20% de features
3. Cuando necesitas integraciones complejas: Cuesta más conectar SaaS que desarrollar custom
4. Herramientas con límites que impactan negocio: Límites de usuarios/contactos/calls te frenan

Errores Comunes

Error 1: Desarrollar Custom Demasiado Pronto

Situación: Startup con 5 personas desarrolla su propio CRM custom desde día 1.

Por qué es malo: Gastan tiempo/dinero desarrollando herramientas en lugar de construir producto y conseguir clientes.

Fix: Empieza con SaaS. Desarrolla custom solo cuando el dolor/coste lo justifica claramente.

Error 2: Subestimar Mantenimiento

Situación: "Desarrollamos una vez, €10.000, y listo".

Por qué es malo: Software custom necesita mantenimiento continuo. APIs cambian, bugs aparecen, features nuevas se necesitan.

Fix: Presupuesta 15-20% del coste inicial por año para mantenimiento.

Error 3: Replicar Toda la Herramienta SaaS

Situación: "Queremos replicar todo lo que hace HubSpot".

Por qué es malo: HubSpot tiene 500+ features desarrolladas en 15 años. Replicar todo costaría millones.

Fix: Identifica el 20% de features que usas el 80% del tiempo. Desarrolla solo eso.

Error 4: No Considerar Oportunidad de Coste

Situación: Tienes desarrolladores internos, "desarrollo custom es gratis".

Por qué es malo: El tiempo de esos desarrolladores tiene coste de oportunidad. ¿Deberían desarrollar herramientas internas o producto que genere revenue?

Fix: Evalúa si custom es la mejor uso del tiempo de desarrollo vs alternativas.

Conclusión

SaaS no es enemigo. Es herramienta extraordinaria que ha democratizado acceso a tecnología. Pero como cualquier herramienta, tiene contexto apropiado de uso.

Reglas generales:

1. Empieza con SaaS casi siempre
2. Audita tu stack cada 6-12 meses
3. Identifica outliers: Herramientas que cuestan mucho o limitan mucho
4. Haz los números con honestidad
5. Considera custom solo cuando ROI es claro
6. Empieza con una herramienta, no migres todo a la vez
7. Mantén híbrido: SaaS para commodity, custom para core/diferenciadores

€100/mes por herramienta suena barato. Pero 15 herramientas × €100 × 12 meses = €18.000/año. Y ese es el escenario conservador.

La pregunta no es "¿SaaS o custom?". La pregunta es "¿qué herramientas específicas justifican custom en mi situación específica?".

Responde esa pregunta con datos, no con ideología, y tomarás la decisión correcta.

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¿Tu stack SaaS supera €2.000/mes? Vale la pena una auditoría. Los números suelen sorprender cuando finalmente se suman.